Minimize the size of your mailbox – don't save it all

מיום ליום כמויות הדואר שלנו עולות והיכולת שלנו להשתלט עליו כנראה ויורדת…
זהו רק עוד מאפיין של עידן הידע ושטף המידע שפוקד אותנו מכל כיוון,
לא פלא שכבר לא ניתן להשתלט על המחשב בלי להשתמש באיזשהו כלי לאינדוקס ומציאת מידע.

אני מנסה למצוא כל מיני דרכים לניצול יעיל של ה- Outlook במטרה לצמצם את מימדי תופעת התפוצצות המידע – היו כל מיני ניסיונות חלקם טובים, חלקם פחות – אחד מהם אחלוק איתכם.

העניין הוא פשוט מאוד, מילא לארגן את המידע הנכנס, אבל גם כל מייל שאתם מוציאים נשמר לו ב- Sent Items ולא תמיד אתם ממש צריכים אותו שם.

ב- Outlook 2007 אפשר להוסיף בצורה פשוטה את האופציה של Do not save לחלון הודעה חדשה, ואז בצורה פשוטה טרם לחיצה על כפתור ה- Send מסמנים את ה- Checkbox מעליו – הדואר יישלח ולא יגזול מקום בתיבה שלכם.

המצרכים הדרושים: Outlook 2007
זמן הכנה: חצי דקה.
תהליך הכנה:
נקח חלון הודעה חדשה ונלחץ על כפתור ה- Customize Quick Access ונבחר ב- More Commands ייפתח לנו החלון:

 

מהחלון נבחר ב- Option Tab ונוסיף את האופציה

Do Not Save לרשימה מימין.

נאשר ונסגור את החלון.

 

 

 

 

שימו לב שמעתה ואילך בכל פעם שתייצרו הודעה חדשה תקבלו בחלון את ה- Checkbox לאי שמירה:

מקווה שזה יחסוך גם לכם מקום ויכניס קצת סדר במקרים שלא מעניין לשמור את המייל היוצא.

רעיונות נוספים?!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi.

Browse for file in vista takes a long time

לאחרונה נתקלתי בתופעה מרגיזה – בכל פעם שאני מנסה לשמור קובץ אופיס כלשהו (2007) ומופיע חלון ה- Browse שבו בוחרים את המיקום והשם – הוא מופיע תקוע לכמה שניות ארוכות עד שאפשר בכלל להקליד לתוכו או לנווט בו.

חקירה העלתה שמדובר בבעיית חיבורי רשת – אם גם אתם מקבלים חיבורי רשת בתוך הארגון בצורה אוטומטית (למשל בעת ה- login) זה יכול להשפיע בביצועים כאשר אתם לא מחוברים לרשת ואז מערכת ההפעלה עסוקה בלנסות ולאתר חיבורים לא קיימים.

הבעיה פתירה בצורה די פשוטה – ממליץ לבדוק: http://support.microsoft.com/kb/313937
לי זה עבד!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

להציל קבצי אופיס שניזוקו ולשחזר קבצים שנמחקו

לא שאני רוצה לפתוח פה… אבל אין מה לעשות למי מאיתנו לא קרה שאחרי עבודה מאומצת על מסמך Word (נניח הצעה ללקוח של עשות/מאות עמודים) או אקסל (נניח תחזית שנתית) או אפילו מצגת (נניח כזאת שצריך להציג מחר…) ואיכשהו הקובץ ניזוק, באסה רצינית אכן…

אז קודם כל ברור שאין תחליפים לגיבוי, ולהעתקת קבצים חשובים גם ל- Disk On Key אבל זו חוכמה שבדיעבד… מה לעשות וקרה…?

חבילת הכלים OfficeRecovery מטפלת בדיוק במקרים האלה – קבצים חשובים של הרבה שעות עבודה ניזוקו ולא ניתנים לפתיחה או לשחזור באמצעות היכולות הסטנדרטיות של ה- Office.

התוכנה יודעת לבצע התאוששות (Recovery) לקבצים שניזוקו מסוג Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Access, Publisher ואפילו לתיבות דואר של Outlook ו- Outlook express.
הגרסא החדשה 3.1 כמובן תומכת גם ב- Office 2007. ולא רק בקבצי אופיס אלא גם באופיס המורחב, בשרתי SQL, Exchange, BizTalk.
הרשימה עוד ארוכה ואפשר לראות את כולה בקישור לאתר המוצר פה…

המוצר לא חינם – אפשר להתנסות בו ל- 30 יום, הוא לא יקר כל כך בטח שלא המחיר לרישוי ארגוני.

מה שכן תוכלו להוריד מהאתר תוכנה לביצוע Undelete שתעזור לכם לשחזר קבצים שמחקתם בטעות – בקישור הזה…

מומלץ ליום סגריר…

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

עדכון חשוב (SP1) ל- Office 2007 מוכן להורדה מאתמול בערב

מייקרוסופט שחררה אתמול (11/12) את חבילת העדכון Service Pack 1 לסוויטת הפתרונות Office 2007 שמעדכנת ומשפרת את ה- Office בטיפול בתקלות, בקשות של משתמשים ועוד.

העדכון בא לטפל בשלושה דברים חשובים: יציבות, ביצועים ואבטחת מידע.
הטיפול שהעדכון מציע הינו גם לתוכנות ה- Office צד הלקוח וגם לתוכנות השרת כמו Project Server 2007 ו- MOSS 2007.

בנושא הביצועים העדכון מבטיח שיפור משמעותי בביצועי תוכנות ה- Office לשימוש משרדי כמו Power Point, Word, Excel ו- Outlook.
האמת שאני ממתין כרגע להורדת הקובץ (320 מגה…. מזל ששדרגתי את מהירות האינטרנט) בכיליון עיניים כי ביצועים זה בהחלט נקודה חלשה ב- Office 2007.

בנושא היציבות, תוקנו באגים משמעותיים שגרמו לקריסה טוטאלית של ה- Office – האמת שאני אישית לא נתקלתי בזה דווקא. אבל חשוב מאוד בתמיכה ליישומי השרת.

אבטחת מידע שופרה גם היא והעדכון כולל הגנה רחבה יותר למזיקים חדשים.

ובכן לעבודה… את ההורדה עצמה מבצעים מאתר Office של מייקרוסופט אבל משום מה הלינק שם שבור ומוביל לעמוד לא נמצא. חיפוש קל בגוגל מעלה את הלינק הפעיל הבא ממנו כרגע (יש!) סיימתי את ההורדה – זה הלינק להורדה של הקובץ המלא…

אז אני בדרך להתקין את העדכון – אני אפרסם בהמשך סטטוס עדכני

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

איך לפתוח קבצים של Office 2007 בגרסאות קודמות

Office 2007 נבדל מקודמיו בממשק משתמש חדש שלוקח זמן להתרגל אליו אבל אחרי שמתרגלים קשה לחזור אחורה…
ובתכונות מתקדמות לעריכה וטיפול בכל קבצי האופיס.

הבעיה היא שברירת המחדל סוגי הקבצים שאיתם עובד Office 2007 בנויים בצורה חדשה שאינה מתאימה לגרסאות הקודמות של ה- Office.

אם קיבלת קובץ בסיומת docx או xlsx ועוד כאלו שמזכירים את הסיומות הידועות אבל עם תוספת x בסוף – אחלה! קיבלתם קובץ Xטרה שלא ייפתח ב- Office שלכם אם הוא לא גרסת 2007.

מייקרוסופט שיחררה במרץ חבילת תאימות לגרסת 2007 עבור אותן גרסאות קודמות כך שתוכלו לפתוח, לערוך ואפילו לשמור בתבנית החדשה.

ניתן לקרוא עוד בעברית פה…

ולהוריד את חבילת התאימות מפה…

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

טיפול בפריטים כפולים Outlook duplications

פריטים כפולים ב- Outlook זה דבר מציק וזה לא משנה איך הם נוצרים.

אני מסנכרן את ה- Outlook עם ה- PDA שלי. הסלולאר גם הוא מסתנכרן עם ה- Oulook דרך שרת ה- Exchange (דרך תכונת ה- Active Sync המצויינת).
ולפעמים הסנכרונים האלה גורמים התנגשויות.

בתהליכי סנכרון (גם אם הם בודדים) התוכנה מנסה לבצע "איחוד" של התוכן בין ה- Outlook לצד השני – במקרה של התנגשות תוכנת הסנכרון מחליטה במקרה הגרוע על התנתקות חד צדדית, משמע להתחשב רק במקור אחד כמיהמן… ובמקרה הגרוע יותר לשכפל את הפריטים כך לפעמים אותה פגישה מופיעה פעמיים ביומן או אותו איש קשר מופיע מספר פעמים – מרגיז אבל קורה.

אז דרך אחת לפתור את הבעיה היא לעבור פריט פריט ולמחוק….

ודרך אחרת פשוטה יותר וגם חינמית היא שימוש בתוסף התוכנה הנחמד ODIR – בהתחלה הייתי בטוח שהשם נובע מהעובדה שכשאתה רואה כל כך הרבה פריטים משוכפלים ב- outlook אתה אומר לעצמך Oh Dear… (דומה ל-ODIR) אבל כנראה שלא ראשי התיבות (דבר צבאי משהו…) הם Outlook Duplicate Items Remover

את התוסף מורידים מאתר ODIR בכתובת: http://www.vaita.com/ODIR.asp

מתקינים בקלות (קודם סוגרים את ה- Outlook…) ופותחים את ה- Outlook.
התווסף לנו תפריט חדש בשם ODIR (כמה מפתיע…):

נלחץ ונקבל את מסך הבחירה הבא:

מהרשימה שתפתח לנו נבחר את התיקיה שבה אנחנו רוצים לטפל – היא יכולה להיות תיקיה מקומית או מרוחקת ונלחץ על כפתור ה- Remove.

בסיום ישארו לכם (בשאיפה) רק הפריטים הבודדים. אל דאגה כל השאר לא נמחק תוכלו למצוא את מה שהוסר בתיקיה חדשה שנפתחת כתת תיקיה מתחת לתיקיה שנבחרה כך שתוכלו לעשות Review על מה שנמחק.

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

Tags in Outlook תגיות בקלות

תגיות – לא יודע מה היינו עושים בלעדיהן…
עד שבשורת Web3.0 והרשת הסמנטית יתממשו אנחנו תקועים
עם ערמות רבות של מידע אינסופי מהכל על הכל…
תגית מאפשרת לנו להקל קצת על מציאת אינפורמציה וקטלוג שלו על ידי הצמת מעין "קטגוריה" אחת או יותר שתשייך אותו לעולם תוכן מסויים.
רעיון נחמד – הולך חזק מאוד בבלוגים, באתרי מדיה (כמו youtube) ועוד…

אבל מה עם ה- Outlook שלנו?! כמויות הדואר שאנחנו מקבלים רק הולכת וגדלה כל יום וה- Outlook הופך להיותכלי עבודה מספר אחד,
אגב – לטוב ולרע – השאלה היא אם אנחנו מצליחים לשלוט בו או שהוא בנו…

בכל אופן נורא שמחתי שבגרסת 2007 הקלו עלינו המשתמשים את השימוש ב- Categories שזו בהחלט תכונה נחמדה המאפשרת לנו ללמדת את המחשב קצת יותר על כל מייל שמתקבל – מה שמקל עליו למצוא עבורנו מידע לכשנצטרך אותו.

אבל למרות השיפורים ה- Categories גם ב- 2007 עדיין לא מאפשר עבודה מהירה מספיק מול כמויות הדואר הגדולות.
ופה נכנסת לתמונה תוכנה שיכולה לייעל לנו את הקטלוג ב- Outlook, תוכנה שהיא מאוד Web2.0 באוריינטציה ומאפשרת לנו מעבר להדבקת Tags על מיילים, גם לראות את ענן התגים שלנו בדומה לאתרי אינטרנט המשתמשים בתגים כך למשל נושא חם אצלנו במייל יופיע בפונט גדול יותר יחסית לאחרים.

התוכנה גם יכולה "ללמוד" ולנסות לזהות לבד מיילים חדשים ולהצמיד אליהם תגיות על סמך נסיונה מהעבר.

התוכנה חינם בגרסא מצומצת – לגרסא בתשלום יש אפשרויות רבות נוספות, אני יכול להגיד שעבורי היא עושה שירות טוב גם בגרסא המצומצת.

קישור לאתר התוכנה: http://www.taglocity.com/

תהנו !

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

Migrating to Office 2007 ולשרוד את מבנה התפריטים החדשים

באדיבות אליעזר בירנבוים

ממשק המשתמש החדש של Office 2007 מציע תפריט ניווט חדש המכונה "רצועת כלים" (Ribbon) . הממשק החדש הנו מונחה תוצאות ומתאים את עצמו לפעולות המשתמש ע"י חשיפת הפקודות והכלים הרלבנטיים עפ"י צרכיו. הממשק נותן גישה מהירה ופשוטה לפעולות שהיו חבויות בעבר בתוך תתי-תפריטים שונים.
לצד זאת, מיקרוסופט מציעה לראשונה מדריך פקודות אינטראקטיבי בעברית לעבודה לא-מקוונת. כלי זה מאפשר למשתמש למפות פעולות שהיה רגיל לבצען באמצעות הממשק הישן ולראות כיצד יש לבצען באמצעות הממשק החדש. כלי זה יכול לקצר במידה משמעותית את "עקומת הלמידה" ובכך לסייע בהצלחת פרויקט הטמעת Office 2007 בארגון.
כלי זה היה זמין עד היום לשימוש מקוון בלבד ועתה ניתן לשלב אותו בתהליכי הפריסה וההטמעה הארגוניים , גם לטובת משתמשים ניידים ועבור ארגונים ללא גישה לאינטרנט.

מדריך הפקודות האינטראקטיבי קיים עבור יישומי Word‏, PowerPoint ו- Excel.
להלן קישורים לפרטים נוספים ולהורדת המדריך:
מדריך Word 2007: מדריך פקודות אינטראקטיבי למעבר מ- Word 2003 ל- Word 2007
מדריך Excel 2007: מדריך פקודות אינטראקטיבי למעבר מ- Excel 2003 ל- Excel 2007
מדריך PowerPoint 2007: מדריך פקודות אינטראקטיבי למעבר מ- PowerPoint 2003 ל- PowerPoint 2007