Minimize the size of your mailbox – don't save it all

מיום ליום כמויות הדואר שלנו עולות והיכולת שלנו להשתלט עליו כנראה ויורדת…
זהו רק עוד מאפיין של עידן הידע ושטף המידע שפוקד אותנו מכל כיוון,
לא פלא שכבר לא ניתן להשתלט על המחשב בלי להשתמש באיזשהו כלי לאינדוקס ומציאת מידע.

אני מנסה למצוא כל מיני דרכים לניצול יעיל של ה- Outlook במטרה לצמצם את מימדי תופעת התפוצצות המידע – היו כל מיני ניסיונות חלקם טובים, חלקם פחות – אחד מהם אחלוק איתכם.

העניין הוא פשוט מאוד, מילא לארגן את המידע הנכנס, אבל גם כל מייל שאתם מוציאים נשמר לו ב- Sent Items ולא תמיד אתם ממש צריכים אותו שם.

ב- Outlook 2007 אפשר להוסיף בצורה פשוטה את האופציה של Do not save לחלון הודעה חדשה, ואז בצורה פשוטה טרם לחיצה על כפתור ה- Send מסמנים את ה- Checkbox מעליו – הדואר יישלח ולא יגזול מקום בתיבה שלכם.

המצרכים הדרושים: Outlook 2007
זמן הכנה: חצי דקה.
תהליך הכנה:
נקח חלון הודעה חדשה ונלחץ על כפתור ה- Customize Quick Access ונבחר ב- More Commands ייפתח לנו החלון:

 

מהחלון נבחר ב- Option Tab ונוסיף את האופציה

Do Not Save לרשימה מימין.

נאשר ונסגור את החלון.

 

 

 

 

שימו לב שמעתה ואילך בכל פעם שתייצרו הודעה חדשה תקבלו בחלון את ה- Checkbox לאי שמירה:

מקווה שזה יחסוך גם לכם מקום ויכניס קצת סדר במקרים שלא מעניין לשמור את המייל היוצא.

רעיונות נוספים?!

קובי מגנזי, Kobi Magnezi.

להציל קבצי אופיס שניזוקו ולשחזר קבצים שנמחקו

לא שאני רוצה לפתוח פה… אבל אין מה לעשות למי מאיתנו לא קרה שאחרי עבודה מאומצת על מסמך Word (נניח הצעה ללקוח של עשות/מאות עמודים) או אקסל (נניח תחזית שנתית) או אפילו מצגת (נניח כזאת שצריך להציג מחר…) ואיכשהו הקובץ ניזוק, באסה רצינית אכן…

אז קודם כל ברור שאין תחליפים לגיבוי, ולהעתקת קבצים חשובים גם ל- Disk On Key אבל זו חוכמה שבדיעבד… מה לעשות וקרה…?

חבילת הכלים OfficeRecovery מטפלת בדיוק במקרים האלה – קבצים חשובים של הרבה שעות עבודה ניזוקו ולא ניתנים לפתיחה או לשחזור באמצעות היכולות הסטנדרטיות של ה- Office.

התוכנה יודעת לבצע התאוששות (Recovery) לקבצים שניזוקו מסוג Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Access, Publisher ואפילו לתיבות דואר של Outlook ו- Outlook express.
הגרסא החדשה 3.1 כמובן תומכת גם ב- Office 2007. ולא רק בקבצי אופיס אלא גם באופיס המורחב, בשרתי SQL, Exchange, BizTalk.
הרשימה עוד ארוכה ואפשר לראות את כולה בקישור לאתר המוצר פה…

המוצר לא חינם – אפשר להתנסות בו ל- 30 יום, הוא לא יקר כל כך בטח שלא המחיר לרישוי ארגוני.

מה שכן תוכלו להוריד מהאתר תוכנה לביצוע Undelete שתעזור לכם לשחזר קבצים שמחקתם בטעות – בקישור הזה…

מומלץ ליום סגריר…

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

טיפול בפריטים כפולים Outlook duplications

פריטים כפולים ב- Outlook זה דבר מציק וזה לא משנה איך הם נוצרים.

אני מסנכרן את ה- Outlook עם ה- PDA שלי. הסלולאר גם הוא מסתנכרן עם ה- Oulook דרך שרת ה- Exchange (דרך תכונת ה- Active Sync המצויינת).
ולפעמים הסנכרונים האלה גורמים התנגשויות.

בתהליכי סנכרון (גם אם הם בודדים) התוכנה מנסה לבצע "איחוד" של התוכן בין ה- Outlook לצד השני – במקרה של התנגשות תוכנת הסנכרון מחליטה במקרה הגרוע על התנתקות חד צדדית, משמע להתחשב רק במקור אחד כמיהמן… ובמקרה הגרוע יותר לשכפל את הפריטים כך לפעמים אותה פגישה מופיעה פעמיים ביומן או אותו איש קשר מופיע מספר פעמים – מרגיז אבל קורה.

אז דרך אחת לפתור את הבעיה היא לעבור פריט פריט ולמחוק….

ודרך אחרת פשוטה יותר וגם חינמית היא שימוש בתוסף התוכנה הנחמד ODIR – בהתחלה הייתי בטוח שהשם נובע מהעובדה שכשאתה רואה כל כך הרבה פריטים משוכפלים ב- outlook אתה אומר לעצמך Oh Dear… (דומה ל-ODIR) אבל כנראה שלא ראשי התיבות (דבר צבאי משהו…) הם Outlook Duplicate Items Remover

את התוסף מורידים מאתר ODIR בכתובת: http://www.vaita.com/ODIR.asp

מתקינים בקלות (קודם סוגרים את ה- Outlook…) ופותחים את ה- Outlook.
התווסף לנו תפריט חדש בשם ODIR (כמה מפתיע…):

נלחץ ונקבל את מסך הבחירה הבא:

מהרשימה שתפתח לנו נבחר את התיקיה שבה אנחנו רוצים לטפל – היא יכולה להיות תיקיה מקומית או מרוחקת ונלחץ על כפתור ה- Remove.

בסיום ישארו לכם (בשאיפה) רק הפריטים הבודדים. אל דאגה כל השאר לא נמחק תוכלו למצוא את מה שהוסר בתיקיה חדשה שנפתחת כתת תיקיה מתחת לתיקיה שנבחרה כך שתוכלו לעשות Review על מה שנמחק.

קובי מגנזי, Kobi Magnezi

Tags in Outlook תגיות בקלות

תגיות – לא יודע מה היינו עושים בלעדיהן…
עד שבשורת Web3.0 והרשת הסמנטית יתממשו אנחנו תקועים
עם ערמות רבות של מידע אינסופי מהכל על הכל…
תגית מאפשרת לנו להקל קצת על מציאת אינפורמציה וקטלוג שלו על ידי הצמת מעין "קטגוריה" אחת או יותר שתשייך אותו לעולם תוכן מסויים.
רעיון נחמד – הולך חזק מאוד בבלוגים, באתרי מדיה (כמו youtube) ועוד…

אבל מה עם ה- Outlook שלנו?! כמויות הדואר שאנחנו מקבלים רק הולכת וגדלה כל יום וה- Outlook הופך להיותכלי עבודה מספר אחד,
אגב – לטוב ולרע – השאלה היא אם אנחנו מצליחים לשלוט בו או שהוא בנו…

בכל אופן נורא שמחתי שבגרסת 2007 הקלו עלינו המשתמשים את השימוש ב- Categories שזו בהחלט תכונה נחמדה המאפשרת לנו ללמדת את המחשב קצת יותר על כל מייל שמתקבל – מה שמקל עליו למצוא עבורנו מידע לכשנצטרך אותו.

אבל למרות השיפורים ה- Categories גם ב- 2007 עדיין לא מאפשר עבודה מהירה מספיק מול כמויות הדואר הגדולות.
ופה נכנסת לתמונה תוכנה שיכולה לייעל לנו את הקטלוג ב- Outlook, תוכנה שהיא מאוד Web2.0 באוריינטציה ומאפשרת לנו מעבר להדבקת Tags על מיילים, גם לראות את ענן התגים שלנו בדומה לאתרי אינטרנט המשתמשים בתגים כך למשל נושא חם אצלנו במייל יופיע בפונט גדול יותר יחסית לאחרים.

התוכנה גם יכולה "ללמוד" ולנסות לזהות לבד מיילים חדשים ולהצמיד אליהם תגיות על סמך נסיונה מהעבר.

התוכנה חינם בגרסא מצומצת – לגרסא בתשלום יש אפשרויות רבות נוספות, אני יכול להגיד שעבורי היא עושה שירות טוב גם בגרסא המצומצת.

קישור לאתר התוכנה: http://www.taglocity.com/

תהנו !

קובי מגנזי, Kobi Magnezi